学習塾の事務の仕事を探しているんだけど…
教育業界ってどんな感じなんだろう…？
あなたは今、新しい教育業界の職種に足を踏み入れようとしていますか。
この業界は、もしかすると、あなたが今まで認識してきた時間と状況が大きく異なるかもしれません。
こちらの記事では、極めて貴重で価値の高い「学習塾事務の仕事内容」を紹介します。
学習塾事務の求人を探しているあなたにとって、とても役に立つ内容です。
仕事の詳細は、最後までお読みいただければ理解できるでしょう。
学習塾事務の仕事をしたいあなたにとって、一歩を踏み出すきっかけになれば幸いです。
学習塾の事務の仕事とはどんな仕事？
学習塾の事務の仕事は、一言でいうと、『受付事務』の仕事になります。
かといって、ただ受付をすればいいというものでもありません。
受付の仕事は一番最初に保護者の方や、業者さんと顔を合わせることになります。
すなわち、その塾の『顔』となります。
ですので、第一印象が大切です。
常に笑顔で愛想よく受付をすることが、学習塾の受付の仕事ができる人になります。
大企業になると入り口で「受付嬢」の方が対応してくださいます。
イメージとしては、その学習塾版です。
『受付事務』の仕事は、学習塾において重要度が高い責任のある仕事の一つになります。
学習塾の事務の大まかな3つの仕事内容
前項で学習塾の事務の仕事は、一言でいうと『受付事務』と紹介させていただきました。
もちろん受付だけの仕事ではありません。
それでは、受付事務の仕事内容は他にどんなものがあるのでしょうか。
ここでは、簡単に3つの事務仕事を紹介させていただきます。
教室運営補助
まず第一に、『教室運営補助』の仕事です。
これは、一般事務とも言い換えることもできます。
主に、チラシの折込や保護者の方や生徒さんにお配りする配布資料の印刷や封筒入れなどがあります。
教室のオープンの準備から教室クローズの掃除まで、仕事内容は多岐に渡ります。
指導する講師の方の連絡・報告などの伝達や生徒さんの入退塾の手続きなども重要な仕事のひとつです。
教室で使用する備品管理など、教室の居心地をよくするための仕事もあります。
授業料の入金確認・未入金の支払いの督促など、お金に関する仕事は学習塾を運営するために、必要不可欠な責任ある仕事の一つです。
電話対応
第二に、『電話対応』の仕事です。
保護者の方から欠席の連絡を受けたり、その他の相談を受けたりする電話対応があります。
授業中に電話連絡を頂くことも多々あるので、それに合わせた応対が必要になります。
色々な保護者の方や生徒さんがおられるので、臨機応変に対応していくことが求められます。
特に相談事などは、生徒さんがおられない時間帯にするなどの工夫が必要です。
また電話で解決できない内容もあるので、塾に直接来ていただくようにお伝えする場合もあります。
保護者の方は、電話対応で態度が大幅に変わる方もおられるので言葉には注意が必要です。
普段から電話をするなどして、保護者の方と密にコミュニケーションを取って信用を積み重ねておくことがトラブルやクレームを事前に防ぐことにつながります。
業者への対応
第三に、『出入り業者の対応』の仕事です。
学習塾はたくさんの業者さんとお取引があります。
その業者さんとの電話対応やテキストなどの発注など、教室運営に関する業者さんとの対応が仕事になります。
学習塾の業者さんは他の塾様ともお取引がある場合がほとんどなどで、愛想のない態度で対応してしまうと、すぐに他の塾様にも噂が広まってしまう可能性が大きいです。
業者さんはいい口コミ宣伝マンであるという意識を持って、いつも愛想よく対応することがいい評判につながります。
以上の三つが大まかな仕事内容になります。
学習塾の事務が向いている人の7個の特徴とは？
学習塾の事務の仕事内容を少しはイメージできましたでしょうか。
この後、学習塾の事務が向いている人の特徴をいくつか紹介します。
あなたが、女性の方でしたら、参考になる箇所がたくさんあります。
特に女性の方は周りをよく見て、今自分が何をすればよいかを察知し、すぐに行動に移すことができるので学習塾の事務の仕事は向いています。
もちろん男性の方にとっても、役立つ情報を紹介しています。
男性の方は、学習塾の事務の仕事全般をオールマイティーにこなしていく方が多いのが特徴の一つです。
それでは、学習塾の事務が向いている人の特徴を紹介していきますね。
几帳面な面・几帳面な性格を持つ人
どんな事務職も必ず書面の手続きなどの仕事があります。
特に学習塾の仕事は書面の手続きでのやり取りが多い仕事になります。
その書面の手続きにおいて几帳面な面・几帳面な性格を持つ人の仕事は一際違って見えます。
相手に見やすいように並べたり、きちんとレイアウトを整えたりと、細かいところに気付き、相手の立場に立った仕事をすることができる人です。
また、丁寧な性格の人・丁寧な仕事が出来る人も同様に、几帳面な性格を持ち合わせていることが多いのが特徴の一つです。
どんな状況でも臨機応変に対応できる人
保護者の方と生徒さんでは言っていることと、やっていることが一致しないことが多々あります。
そんな時、どんな状況でも臨機応変に対応する必要があります。
あらゆる状況を想定して行動することが大切です。
様々な状況を想定しておくことで、その時に自分がどんな行動して対処すればいいのかも予測することが可能になります。
そうすることで、何か悪い状況になったとしても、素早く対応することができます。
保護者の方と生徒さんの関係を把握しておき、何事にも柔軟に対応していくことができる人です。
頼まれた仕事は最後まできっちり対応できる人
仕事に対して真面目に取り組むことができる人です。
受付事務だからそれ以外の仕事はしないという方がたまに見受けられます。
しかし、仕事に対して真面目に取り組むことができる人は、頼まれた仕事は責任を持って最後まできちんとやり遂げます。
仕事を頼まれない人は、社会に出ると、仕事ができない人と見られます。
仕事を頼まれる人材になることが肝要です。
真面目にコツコツと仕事をこなす
どんな仕事でも真面目にコツコツと進めていくことができる人です。
仕事に慣れてくると手を抜いたり、こんなものでいいかと妥協した仕事になってくる人がおられます。
しかし、どんな仕事でも真面目にコツコツと進めていくことができる人は、手を抜いたり、妥協した仕事はしません。
自分の仕事に責任を持っているので、きちんと最後までやり遂げてくれます。
日々コツコツと同じ事務作業を繰り返す事も多いので忍耐力がある人が重宝されます。
信頼関係を築いていけるような人
この人にまかせておけば大丈夫と言われるような人は信頼が高い人です。
どんな仕事においても信頼関係が必須です。
この信頼関係を築くために、頼まれた仕事は最後まできっちりとして、どんな仕事でもコツコツと仕事をこなしていくことが大切です。
同じ職場のスタッフ、保護者の方、生徒たち、と信頼関係を築いていくことがよい仕事につながります。
常に整理整頓を心掛け、仕事をしやすい環境を作れる人
受付事務の仕事は書面を扱うことが多いので、常に仕事するデスク周りなどの整理整頓は必須になります。
保護者対応などである書面が必要になった時など、すぐに対応できるように事務室のレイアウトを考えておく必要があります。
そのためには、毎日の清掃が欠かせません。
自分で仕事をしやすい環境を作っていける人が重宝されます。
学習塾に愛着を持っている人
自分が働く学習塾に愛着があるという人は、自然と笑顔になります。
特に受付事務の仕事は、学習塾では勉強を教える先生に次いで、その学習塾の顔になります。
保護者の方と生徒さんと先生の仲を橋渡しできる笑顔ができる人です。
学習塾の事務の仕事をするために必要なスキルや適正とは？
学習塾の事務の仕事をするために必要なスキルや適正について紹介します。
コミュニケーション能力
基本的に保護者の方との対応は必須の仕事です。
ですので、保護者からの問い合わせの対応、講師の方たちとの打ち合わせなどで、コミュニケーションは必ず必要になります。
一般的な会社の事務と比べて、人と接する機会が多いので、コミュニケーション能力は重要視されます。
協調性を持ち合わせた調整力
学習塾は保護者の方と講師の方、講師の方と生徒さんとの調整役をに担うことが多々あります。
コミュニケーション能力と合わせて、それぞれから話を聞いて、協調性を持ち合わせた調整力が必要になる場面もたくさんあります。
交渉力（営業トーク）
保護者の方からのお問い合わせ時に、対応することと同時に、入塾の案内を促す営業トークが必要になります。
ただ、お問い合わせに対応するだけではなく、学習塾の売り上げに貢献する営業トークを持ち合わせておくことが大切です。
情報処理能力が高い人
事務の仕事は多岐に渡ります。書面の管理も任されることが多いです。
ですので、一つ一つ情報をいかに早く的確に処理していくかが、仕事の円滑さにつながります。
情報処理能力が高ければ高いほど、保護者や生徒さん、そして同じ職場の講師とのコミュニケーションを密にとることができるようになります。
正確に業務を遂行する力
学習塾事務の仕事に慣れてくると、お金の管理を任されるようになります。
そして、財務処理などの仕事も任されるようになります。
お金を扱うので信用度がアップしているのと同時に、責任が重くかかってきます。
ですので、責任感を持って早く正確に業務を遂行するスキルも必要になってきます。
どんな業務でもすぐに対応・サポートに回れるよう柔軟に対応出来る能力
どんな業務でもすぐに対応できるためには、普段からの準備力が必要になります。
情報処理能力と合わせることでより迅速かつ正確な対応が可能になります。
学習塾の事務の仕事において、すべてのスキルはつながっていると考えておくとベストです。
スムーズに仕事を進められる能力
学習塾の事務の仕事は多岐に渡ります。
その一つ一つの仕事を常にスムーズに進めることができるように普段の時から構えておくことが大切です。
学習塾の事務の仕事は暇な時間帯があります。
その時間帯にいかに時間を有効活用させて、仕事を先読みして、いつでも仕事をスムーズに進められるようにしておくことで、保護者の方や生徒さん、そして同じ職場で働く講師との信用につながります。
学習塾の事務の仕事のやりがいは？
学習塾の事務の仕事は、同じ職場で働く講師のメンバーとの情報の共有や連携(報告・連絡・相談)をとるためのコミュニケーターとして存在することになるはずです。
また、保護者の方、生徒さん、講師のメンバーとのコミュニケーションを通して、より良い環境の学習塾を作ることでもあります。
学習塾のキーマンとしての役割が強い、とてもやりがいのある仕事でもあります。
かといって、それほど忙しい仕事でもなく、大変でもありません。
子供たちといい距離感で接することができる唯一の存在でもあります。
大抵の学習塾の事務は、営業ノルマもなく、のびのびと仕事ができる環境にあります。
残業も季節ごとの大きな休み（夏休み・冬休み・春休み）を除いて、それほど多くはありませんが、定期的に安心して休みを取ることができます。
学習塾事務が向いている人のまとめ
いかがでしたか？
あなたが学習塾の事務で働くための何かヒントになるキーワードはありましたでしょうか。
学習塾の事務の仕事は、たくさんの人との出逢いがあります。
その人との出逢いと通じて、たくさんの経験と成長があなたを待っています。
毎日顔を合わす、講師や生徒さんたちもいます。
学校が終わり、夕方になってくると入れ代わり立ち代わり入ってくる生徒さんたちと毎日、挨拶を交わすことであなたは元気をもらえます。
あなたは受付事務ですので、毎日必ず、生徒さんたちと顔を合わすことになり、きっと一番顔を覚えてもらえる存在になることでしょう。
あなたが学習塾の事務で働く姿が少しはイメージできましたでしょうか。
ぜひもう一度読み返して、知識の幅をもっともっと広げて自信を持って、学習塾事務の仕事の応募に挑んでみて下さいね。
そして、あなた自身の手で、あなたの思いを成就させていください。
この記事があなたのこれからの人生の何かの良いきっかけになれば幸いです。
P.S.
最後になりますが、学習塾の事務の仕事は人とのつながりが濃い仕事です。
仲良くなった先生や、卒業していった生徒さんから連絡をもらったりするととても嬉しい気持ちになります。
ぜひあなたも、いい関係ををたくさん作ってくださいね。
この記事があなたのお役に立てたら、とても嬉しいです。
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